К заполнению трудовой книжки организация должна подходить со всей ответственностью – это главный документ о трудовой деятельности гражданина РФ. Некорректное внесение данных может привести к проблемам при определении размера пенсии. Рассмотрим основные моменты оформления и обозначим, на что рекомендуется обратить внимание.
Содержание
Общие данные
Согласно приложению к постановлению министерства труда No 69 (10 октября 2003 г.), при заполнении бланка трудовой предписано соблюдать определенные правила:
- Даты обозначаются только арабскими цифрами, при этом число и месяц нужно обязательно указывать двузначным числом, а год – четырехзначным. При оформлении приема сотрудника 8 октября 2017 года, запись будет выглядеть вот так: 08.10.2016.
- При внесении данных использовать только синие, фиолетовые, либо черные чернила. Ручка может быть шариковой, гелевой, перьевой.
- В этом документе недопустимы сокращения. В частности, предписано ссылаться на Трудовой кодекс Российской Федерации, а не на ТК РФ.
- Зачеркивания в бланке запрещены. Если внесенная запись некорректна, то ее необходимо отменить:
- На следующей строчке после ошибочно внесенных данных ставится новый порядковый номер;
- Выполняется отметка о том, что «Запись за номером …. недействительна»;
- Вносятся корректные данные.
Подобный алгоритм внесения правок относится к данным о приеме, переводе, увольнении.
Внесение данных о работнике
Правила заполнения трудовой книжки включают в себя регламент внесения данных о владельце книжки.
- Данные фиксируются на титульном листе.
- Фамилию, имя, отчество обязательно надлежит вносить полностью. Сокращения недопустимы.
- Дату рождения нужно вписывать полностью, руководствуясь данными паспорта.
- Сведения об образовании вписывают на основании диплома.
- Если процесс обучения не завершен и сотрудник пишет в анкете, что у него незаконченное образование, в документ можно вносить эти данные только в случае, если все подтверждено документально.
- В графе о профессии информация также вносится на основании сведений, обозначенных в дипломе.
- Работник должен подтвердить внесенное подписью.
- На титульном листе должна быть подпись ответственного и печать организации.
- Если сотрудник меняет фамилию, то новая вносится только при наличии документов (паспорт, свидетельство о заключении/расторжении брака). Все изменения должны быть подтверждены документально.
Порядок внесения изменений на титульный лист:
- старая фамилия аккуратно зачеркиваются;
- вписывается новая (если возможно – рядом, либо над прежней фамилией);
- На внутренней стороне обложки отмечаем, что, например: фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Петрова» на основании паспорта (указать реквизит документа, дату выдачи) и свидетельства о регистрации брака.
Дополнение графы об образовании предписано делать без зачеркиваний ранее внесенной.
Заполнение сведений о работе
Правильное заполнение трудовой книжки обязывает вносить корректно информацию об организации, должности, структурном подразделении.
- Когда работодатель получает на хранение документ о трудовой деятельности, он должен внести сведения о работе в течение семи дней. Первое, что стоит указать, – это полное наименование организации, в которую будет трудоустроен специалист. Недопустимы сокращения, типа: ЗАО, ООО, равно как и не допустимы сокращения в названии.
- Далее арабскими цифрами нумеруем запись, указываем дату.
- Под наименованием организации, на самой длинной строке, не пропуская ни строчки, вносим данные о том, что работник принят в структурное подразделение такое-то на такую-то должность.
- Если сотрудник принимается на должность уровня «специалист» и выше, то рекомендуется прописать, что он «принят на должность…». Если речь идет о приеме на работу, например, дворника, то следует писать «принят дворником». При приеме генерального директора речь будет идти об избрании, либо назначении (согласно протоколу, решению).
- Переходим к столбцу No4. Здесь вписываем сначала дату приказа, а потом его номер, как указано в подзаголовке к столбцу. При этом помним, что сокращения недопустимы.
- Важно помнить, что если предоставляемая работа связана с предоставлением каких-либо льгот, то обязательно при выборе названия должности следует руководствоваться единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС).
- Если название должности было изменено (основанием могут быть штатное расписание, ЕТКС), то сотрудник должен быть проинформирован о внесении корректировок. Изменения в ТК вносят, ссылаясь на приказ
- При желании в документ вносят данные о совместительстве. Для этого работник приносит заверенную копию приказа и справку о том, что он является совместителем, а лицо, ответственное за ведение документооборота на предприятии, вносит информацию в ТК. Отметка об увольнении совместителя делается на основном месте работы.
- Информация об изменении наименования организации отображается в ТК, делается ссылка на соответствующий приказ.
- Работодатель вносит информацию о невключении в стаж периода, когда работник находится на исправительных работах. Выглядит это так: «Время работы с чч.мм.гг. по чч.мм.гг. не включается в непрерывный стаж. Делается отметка о восстановлении стажа.
Скачать (forma-zapisi-v-trudovuy-knizhku.doc, 46KB)
О награждении
В настоящее время этот раздел заполняется редко.
В третьей графе вписывают полное название компании. Проставляется нумерация записи и обозначается дата награждения, кто его наградил, каково было достижение и обозначается сама награда. Производится обозначение документа, послужившего основанием для награждения.
Запись об увольнении в ТК
Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении сотрудника следующий:
- Записи присваивается порядковый номер.
- Проставляется дата (последний рабочий день).
- Делается запись об увольнении сотрудника.
- Ссылка на приказ с указанием даты его составления (в графе 4 сначала проставляем дату, а потом – номер приказа).
Мы подробно объяснили, как корректно выполнить запись в трудовую книжку и обезопасить себя и работника от возможных неприятностей.
