Правила заполнения трудовой книжки – записи о приеме и увольнении работника, внесение данных

К заполнению трудовой книжки организация должна подходить со всей ответственностью – это главный документ о трудовой деятельности гражданина РФ. Некорректное внесение данных может привести к проблемам при определении размера пенсии. Рассмотрим основные моменты оформления и обозначим, на что рекомендуется обратить внимание.

Общие данные

Согласно приложению к постановлению министерства труда No 69 (10 октября 2003 г.), при заполнении бланка трудовой предписано соблюдать определенные правила:

1. Даты обозначаются только арабскими цифрами, при этом число и месяц нужно обязательно указывать двузначным числом, а год – четырехзначным. При оформлении приема сотрудника 8 октября 2017 года, запись будет выглядеть вот так: 08.10.2016.
2. При внесении данных использовать только синие, фиолетовые, либо черные чернила. Ручка может быть шариковой, гелевой, перьевой.
3. В этом документе недопустимы сокращения. В частности, предписано ссылаться на Трудовой кодекс Российской Федерации, а не на ТК РФ.
4. Зачеркивания в бланке запрещены. Если внесенная запись некорректна, то ее необходимо отменить:

• На следующей строчке после ошибочно внесенных данных ставится новый порядковый номер;
• Выполняется отметка о том, что «Запись за номером …. недействительна»;
• Вносятся корректные данные.

Подобный алгоритм внесения правок относится к данным о приеме, переводе, увольнении.

Внесение данных о работнике

Правила заполнения трудовой книжки включают в себя регламент внесения данных о владельце книжки.

1. Данные фиксируются на титульном листе.
2. Фамилию, имя, отчество обязательно надлежит вносить полностью. Сокращения недопустимы.
3. Дату рождения нужно вписывать полностью, руководствуясь данными паспорта.
4. Сведения об образовании вписывают на основании диплома.
5. Если процесс обучения не завершен и сотрудник пишет в анкете, что у него незаконченное образование, в  документ можно вносить эти данные только в случае, если все подтверждено документально.
6. В графе о профессии информация также вносится на основании сведений, обозначенных в дипломе.
7. Работник должен подтвердить внесенное подписью.
8. На титульном листе должна быть подпись ответственного и печать организации.
9. Если сотрудник меняет фамилию, то новая вносится только при наличии документов (паспорт, свидетельство о заключении/расторжении брака). Все изменения должны быть подтверждены документально.

Порядок внесения изменений на титульный лист:

• старая фамилия аккуратно зачеркиваются;
• вписывается новая (если возможно – рядом, либо над прежней фамилией);
• На внутренней стороне обложки отмечаем, что, например: фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Петрова» на основании паспорта (указать реквизит документа, дату выдачи) и свидетельства о регистрации брака.

Дополнение графы об образовании предписано делать без зачеркиваний ранее внесенной.

Заполнение сведений о работе

Правильное заполнение трудовой книжки обязывает вносить корректно информацию об организации, должности, структурном подразделении.

1. Когда работодатель получает на хранение документ о трудовой деятельности, он должен внести сведения о работе в течение семи дней. Первое, что стоит указать, – это полное наименование организации, в которую будет трудоустроен специалист. Недопустимы сокращения, типа: ЗАО, ООО, равно как и не допустимы сокращения в названии.
2. Далее арабскими цифрами нумеруем запись, указываем дату.
3. Под наименованием организации, на самой длинной строке, не пропуская ни строчки, вносим данные о том, что  работник принят в структурное подразделение такое-то на такую-то должность.
4. Если сотрудник принимается на должность уровня «специалист» и выше, то рекомендуется прописать, что он «принят на должность…». Если речь идет о приеме на работу, например, дворника, то следует писать «принят дворником». При приеме генерального директора речь будет идти об избрании, либо назначении (согласно протоколу, решению).
5. Переходим к столбцу No4. Здесь вписываем  сначала дату приказа, а потом его номер, как указано в подзаголовке к столбцу. При этом помним, что сокращения недопустимы.
6. Важно помнить, что если предоставляемая работа связана с предоставлением  каких-либо льгот, то обязательно при выборе названия должности следует руководствоваться  единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС).
7. Если название должности было изменено (основанием могут быть штатное расписание, ЕТКС), то сотрудник должен быть проинформирован о внесении корректировок. Изменения в ТК вносят, ссылаясь на приказ
8. При желании в документ вносят данные о совместительстве. Для этого работник приносит заверенную копию приказа и справку о том, что он является совместителем, а лицо, ответственное за ведение документооборота на предприятии, вносит информацию в ТК. Отметка об увольнении совместителя делается на основном месте работы.
9. Информация об изменении наименования организации отображается в ТК, делается ссылка на соответствующий приказ.
10. Работодатель вносит информацию о невключении в стаж периода, когда работник находится на исправительных работах. Выглядит это так: «Время работы с чч.мм.гг. по чч.мм.гг. не включается в непрерывный стаж. Делается отметка о восстановлении стажа.

Скачать (forma-zapisi-v-trudovuy-knizhku.doc, 46KB)

О награждении

В настоящее время этот раздел заполняется редко.

В третьей графе вписывают полное название компании. Проставляется нумерация записи и обозначается дата награждения, кто его наградил, каково было достижение и обозначается сама награда. Производится обозначение документа, послужившего основанием для награждения.

Запись об увольнении в ТК

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении сотрудника следующий:

1. Записи присваивается порядковый номер.
2. Проставляется дата (последний рабочий день).
3. Делается запись об увольнении сотрудника.
4. Ссылка на приказ с указанием даты его составления (в графе 4 сначала проставляем дату, а потом – номер приказа).

Мы подробно объяснили, как корректно выполнить запись в трудовую книжку и обезопасить себя и работника от возможных неприятностей.