Для получения банковского кредита, заграничного паспорта, оформления субсидий от государства и иных целей гражданину требуется подтвердить имеющийся стаж. Чтобы легко справить с этой задачей, полезно знать, как заверить копию трудовой книжки. Порядок процедуры зависит от факта занятости гражданина в текущий момент. Если он официально работает, нужно обратиться к кадровикам фирмы нанимателя, если нет – отправиться с документом к нотариусу.
Зачем работнику может потребоваться заверенный документ?
Для чего нужна копия трудовой книжки (ТК)? С юридической точки зрения, это абсолютный аналог оригинала, который хранится у фирмы-нанимателя на протяжении всего периода трудоустройства специалиста. Заверенную копию можно предъявить в любую инстанцию, требующую подтверждения стажа сотрудника.
Чаще всего копию запрашивают для следующих целей:
- оформление банковского кредита;
- получение заграничного паспорта;
- усыновление ребенка;
- оформление субсидий от государства;
- оформление пенсии по старости;
- трудоустройство по совместительству и т.д.
Сколько действительна копия трудовой? Дубликат, полученный у компании-нанимателя, имеет юридическую силу в течение одного месяца. Если гражданин не предъявит его за указанный период в заинтересованную инстанцию, ему придется запрашивать новую копию. Небольшой «срок годности» имеет логическое объяснение: за 30 дней специалист может разорвать отношения с текущим работодателем и устроиться на новое место.
Порядок заверения документа у работодателя
Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.
Как оформляется копия книжки, заверенная работодателем? Процедура включает следующие этапы:
- Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
- Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
- Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.
Представители фирмы-нанимателя после получения от специалиста заявления на копию трудовой обязаны в трехдневный срок исполнить его просьбу (согласно постановлению Кабмина №225). На практике время подготовки документа сокращается до нескольких часов: процедура не предполагает больших временных затрат. Работник вправе не давать пояснений и не сообщать, зачем ему потребовался документ.
Если представители отдела кадров не предоставляют копию, требуйте письменный отказ. Он станет основанием для жалобы на работодателя в инспекцию по труду.
Как проверить правильность оформления?
Получив копию на руки, удостоверьтесь, что она сделана корректно. Для этого заранее изучите образец. Помните: если исполнитель допустил ошибки, инстанция-получатель запросит новый, корректный документ.
Обратите внимание на следующие моменты:
- Кто подписал копию
Правом заверения подобных документов обладает руководитель кадрового департамента, директор компании и главбух предприятия.
- Соблюдены ли правила оформления
Существует два способа заверения копии. Первый – проштамповать, заверить печатью и подписью руководителей ежестранично.
Второй вариант – пронумеровать и прошнуровать листы, вывести нитку на последний, проклеить бланком, где будет указано число страниц. На бланке ставится виза уполномоченного сотрудника и оттиск печати юридического лица.
- Имеются ли необходимые пометки
Копия обязательно содержит набор данных:
- должность, фамилия, имя подписанта;
- дата подготовки, от которой будет отсчитываться месячный срок действия копии трудовой книжки;
- подпись должностного лица фирмы-нанимателя;
- позиция в компании, занимаемая специалистом;
- пометка «Работает по настоящее время».
Актуальность действующей копии ТК теряется, как только в кадровом документе сотрудника появляются новые записи, например, о переводе на другую должность или смене места трудоустройства.
Если гражданин запросил копию ТК для банка, правила заверения остаются неизменными, но лучше заранее запросить образец в кредитной организации: возможны нюансы. Например, отдельные финансовые учреждения просят указывать в дубликате место нахождения оригинала, другие требуют не все страницы, а только информацию о последнем месте трудоустройства.
Где оформить копию неработающему человеку?
Если гражданин временно пребывает в статусе безработного, он может получить копию трудовой книжки для загранпаспорта или других целей двумя способами:
- Обратиться к нотариусу
Для заверения необходимо предоставить оригинал и общегражданский паспорт. Нотариус проверит документы и сделает копию, это займет не более получаса. Средняя стоимость услуги – около 500 руб.
- Отправиться в Центр занятости населения
Если специалист встал на учет в службе занятости, он вправе явиться к сотрудникам инстанции для заверения трудовой. Предварительно необходимо самостоятельно сделать копии листов документа. Услуга оказывается на безвозмездной основе.
Если женщина, которой потребовалась копия, находится в декретном отпуске, ей необходимо обратиться в кадровую службу работодателя. Порядок не отличается от стандартного: пишется заявление, на основании которого уполномоченные сотрудники в трехдневный срок готовят запрошенный документ.
Получение копии ТК и иных персональных данных по запросу – неотъемлемое право работника, зафиксированное в ст. 89 ТК РФ. Нужный документ предоставляется на безвозмездной основе в сжатые сроки. Отказ работодателя в подготовке копии – грубое нарушение прав сотрудника, которое можно обжаловать в инспекции по труду.
