Образец объяснительной записки для разных ситуаций, правила оформления

01 1 Документооборот

Бесплатная консультация юриста!


Несмотря на то что законодательство не дает конкретного определения объяснительной записке, этот документ широко применяется в ходе трудовых отношений в организациях и предприятиях. В основном он нужен для оценки действий работника работодателем. Документ доносит до руководства позицию сотрудника и его аргументы, помогая разъяснению ситуации и получению правильных выводов.

Назначение объяснительной

Объяснительная записка – документ, разъясняющий условия и причины какого-либо действия или бездействия, происшествия, наступления зафиксированного факта. Он может быть:

  • оправдательным – объясняющим причины неправильного действия или бездействия;
  • объяснительным – указывающим на обстоятельства или их возникновение по независящим от сотрудника причинам.

Требование о даче объяснений гражданином

Написание объяснительной записки инициируется работодателем, службами безопасности, правоохранительными органами. Документ требуется в следующих случаях:

  • присутствие на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  • отсутствие на рабочем месте или прогул;
  • опоздания;
  • неисполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований охраны труда;
  • нарушение дисциплины;
  • иные обстоятельства.

Уведомление о предоставлении объяснений – это документ, который передается гражданину в случае необходимости дачи объяснений действия или бездействия. Обычно оно составляется работодателем и передается работнику для определения степени его вины в возникших обстоятельствах и мерах наказания. Оформляется в письменном виде в произвольной форме и содержит следующую информацию:

  • наименование организации;
  • данные руководителя;
  • данные сотрудника;
  • требование объяснений по обстоятельствам инцидента;
  • ссылка на нормативные акты;
  • прилагаемые документы;
  • дата составления и подпись составителя.

Уведомление передается сотруднику для ознакомления под подпись.

Скачать образец требования объяснений:

Юридическое значение объяснительных записок

Требование о взятии объяснительной записки с работника работодателем по факту нарушения зафиксировано в ст. 139 ТК РФ. Объяснение работника может быть запрошено в любой организации, если факт нарушения трудовой дисциплины или причинения ущерба было подтверждено. Работодатель имеет право затребовать документ:

  • до введения дисциплинарного взыскания, обусловлено ч. 1 ст. 193 ТК РФ;
  • до вынесения распоряжения о взыскании с работника сумм на покрытие ущерба (ст. 408 ТК РФ).

Объяснительная записка необходима для того:

  • объективной оценки ситуации;
  • выявления виновных лиц;
  • принятия предупредительных мер во избежание повтора подобных ситуаций в дальнейшем;
  • вынесения обоснованной меры наказания.

Акт об отказе сотрудника писать объяснительную

Гражданин имеет право отказаться от написания объяснительной записки, никаких наказаний за это не предусмотрено. В этом случае составляется акт об отказе в даче объяснений сотрудником, подписанный двумя свидетелями. Отсутствие документа не освобождает нарушителя от ответственности за свои действия. Акт составляется в произвольной письменной форме и содержит:

  • название документа;
  • место и дата написания;
  • текс документа с описанием нарушения и причинами отказа в предоставлении объяснительной записки сотрудником;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • ФИО и подписи двух свидетелей.

Форма объяснительной записки

Унифицированная форма документа отсутствует, он составляется в произвольной форме. Пишется от руки или с применением готовых форм, принятых в конкретной организации. Адресуется лицу, предъявившему требование.

Текст объяснения состоит из нескольких частей:

  • фактическая, с объяснением обстоятельств приведших к созданию объяснительной записки;
  • причинная, с указанием причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.

Обязательные реквизиты

  • наименование организации;
  • место составления документа;
  • информация об адресате;
  • данные адресанта;
  • название документа;
  • текст записки;
  • дата написания;
  • подпись адресанта;
  • номер регистрации документа в отделе кадров.
Мнение эксперта
Владимир Бергман
Юрист, специализируется на трудовом праве и защите прав работника в спорах с работодателями.
Согласно ст. 193 ТК РФ, на написание объяснительной записки дается два дня.

Скачать бланк объяснительной:

Примеры объяснительных записок

Объяснительная за опоздание

Опоздание на работу является серьезным проступком, отсутствие на работе более четырех часов считается прогулом и может привести к увольнению. В записке обозначается факт опоздания и причины. Если есть документальные доказательства, что нарушение произошло по уважительным причинам, их нужно приложить к объяснительной записке.

Систематические опоздания являются нарушение трудовой дисциплины и поводом к увольнению.

Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Генеральному директору
ООО «Стандарт»
Иванову И.И.

от продавца Петрова А.А.

Объяснительная записка

10.09.2019 №111

Об опоздании на работу.

Я, Петров А.А. опоздал на работу 10.09.2019 г. на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО. Свою вину признаю.

Продавец Петров /Петров А. А.

 

Об отсутствии на рабочем месте

Если причины отсутствия на рабочем месте уважительные, записка поможет избежать наказания. К таким случаям можно отнести:

  • внезапное ухудшение состояния здоровья членов семьи;
  • оказание экстренной помощи нуждающемуся;
  • поломка транспорта или дорожное происшествие;
  • задержка рейса;
  • форс-мажорные обстоятельства.

При наличии сторонних факторов желательно приложить к записке документальные доказательства. Если вина произошла по вине сотрудника, следует признать это и пообещать, что подобное больше не повторится.

Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Генеральному директору

ООО «Стандарт»
Иванову И.И.

от PR-менеджера

Смирнова В.В.

Объяснительная записка

24.09.2019 № 222

Об отсутствии на рабочем месте.

Я, Смирнов В.В., отсутствовал на рабочем месте 23.09.2019 по причине транспортной аварии. Справку о ДТП прилагаю.

PR-менеджер Смирнова /Смирнова В. В.

О невыполнении поручения

К таким случаям можно отнести невыполнение установленного плана организацией. Руководство может потребовать от сотрудника объяснения причин отставания. В объяснительной записке о невыполнении должностных обязанностей в тексте указывают задачу, которая была поставлена перед работником, причины, по которым план не выполнен и рекомендации по повышению производительности труда в дальнейшем.

Образец объяснительной записки о невыполнении поручения

Генеральному директору

ООО «Стандарт»
Иванову И. И.

от администратора

Васильевой В. П.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о невыполнении плана продаж

За сентябрь 2019 года салоном «Нега» не выполнен план продаж услуг, выполнение составляет около 70%. Я, менеджер салона «Нега» Васильева Валентина Павловна, проанализировав положение дел, пришла к следующим выводам относительно причин:

  • сезонный спад спроса на услуги;
  • увольнение с 15 августа 2019 года массажиста Степановой К. Н., чьи услуги были востребованы постоянными клиентами;
  • поломка светового рекламного табло на улице, что снизило поток клиентов в вечернее время. Заявка на ремонт вывески подана 12 сентября 2019 года.

Рекомендую увеличить количество рекламы салона «Нега» в средствах массовой информации.

10.10. 2019 г. Менеджер /Васильева/ Васильева В. П.

Объяснительная в школу

При школьных прогулах записка пишется родителями или опекунами. К уважительным причинам относятся:

  • легкое недомогание;
  • посещение ребенком мероприятия;
  • отъезд с родителями.

Документ составляется на имя классного руководителя, указываются ФИО учащегося, дата прогула и причины.

Образец объяснительной записки в школу

Классному руководителю

6 «А» класса № 1111 г. Москвы

Макаровой С. А.

от Козловой Валентины Владимировны

Объяснительная

Я, Козлова Валентина Владимировна, мать ученицы Козловой Татьяны Анатольевны, подтверждаю, что моя дочь 22.09.2019 г. отсутствовала на занятиях по причине плохого самочувствия из-за сильной головной боли. Врача не вызывали, поэтому справка отсутствует.

  1. 09. 2019 г. Козлова / Козлова В. В.

В налоговую

В обязанности организаций входит сдача отчетов в Налоговую инспекцию в определенные периоды. При проверке документов в связи с выявленными ошибками сотрудники налоговой службы вправе потребовать от руководителя организации объяснительной записки. Согласно п. 3 ст. 88 НК РФ, это могут быть следующие ситуации:

  • в декларации обнаружены ошибки, несоответствие представленных данных с информацией, имеющейся у налоговой службы;
  • в уточненном документе данные по сумме налога ниже, чем было представлено ранее;
  • задержка сдачи отчетов.

Отправляется уведомление с требованием исправить данные в документах и предоставить объяснительную записку. Указываются следующие данные:

  • полное наименование налогового органа;
  • название организации;
  • название документа – пояснительная записка;
  • ссылка на номер о дату уведомления из налоговой;
  • текст с указанием фактов и причин;
  • список прилагаемых документов;
  • подпись руководителя и дата написания.

Образец объяснительной записки в налоговую службу

В ИФНС России № 10 по городу Санкт-Петербургу

от ООО «Стандарт»

Адрес: 400000, г. Санкт-Петербург, ул. Строительная, д.18

ИНН/КПП 1122566330/12642200, ОГРН 123456756623141

ПОЯСНЕНИЯ

В ответ на уведомление о представлении объяснений от … № … сообщаем следующее:

  1. Организация занимается ….
  2. За … квартал (или иной период) … года доходы организации от (указать убыточный вид деятельности) составили … руб.,

Расходы — … руб.,

(Здесь приводится вся информация по запросу).

  1. Убыток за отчетный период составил … руб.
  2. Причинами, приведшими к образование убытка, являются:

а) ….

б) ….

Приложения:

Генеральный директор ООО «Стандарт» Иванов /Иванов И. И.

В детский сад

Объяснительную в детский сад родители или опекуны обычно пишут при отсутствии ребенка в учреждении по причинам, не связанным с заболеванием.

Образец объяснительной записки в детский сад

Заведующей детского сада №1

Ветровой Н. Ф.

от Соколовой Анны Владимировны

Объяснительная

Моя дочь, Соколова Светлана отсутствовала с 10.09. по 13.09 2019г. в связи с поездкой в другой город.

  1. 25. 09. 2019 г. Соколова / Соколова А. В.

В институт

Пишется студентом на имя декана факультета, указываются даты пропуска занятий, причины.

Образец объяснительной записки в университет

Декану финансового факультета

МГУ г. Москвы

Карпову Р. С.

от студента 3-го курса

Савельева П. П.

Объяснительная

Я, Савельев Петр Петрович, отсутствовал на занятиях 10.09.2019 года по причине плохого самочувствия. Врача не вызывал, поэтому справка отсутствует.

  1. 12. 09. 2019 г. Савельев / Савельев П. П.

При нарушении сотрудником трудовой дисциплины или невыполнении обязанностей руководитель вправе потребовать от него объяснительной записки. Для этого работнику передается требование под подпись, оформленное в письменном виде. Объяснительные могут потребовать правоохранительные органы, службы безопасности, а также их могут попросить в школе, детском садике, университете и т. д.


Бесплатная консультация юриста!

Оцените статью
ТРУД.guru
Добавить комментарий